Обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН)

С 1 сентября 2026 года в России вводится безальтернативный цифровой порядок для сферы логистики. С этой даты оформление коммерческих грузоперевозок (автомобильным, железнодорожным и авиационным транспортом) станет возможным исключительно в электронном виде через государственную систему (ГИС ЭПД).

Важно: Никаких отсрочек, переходных периодов или адаптационных этапов законодательством не предусмотрено. Всем участникам рынка необходимо полностью перестроить свои бизнес-процессы до наступления дедлайна.

Главное правило: если в процессе доставки оформляется договор перевозки и вы платите за доставку сторонней компании (или берете за это деньги), вы обязаны перейти на электронный формат.

Чтобы подготовить компанию к новым требованиям и избежать остановки отгрузок, необходимо обеспечить три составляющие:

Оформить электронные подписи (КЭП)

Электронная подпись потребуется каждому сотруднику, который принимает участие в логистической цепочке.

Заключить договор с оператором ЭДО

Обмен документами должен идти через ИС ЭПД — информационные системы операторов, которые прошли официальную аккредитацию в Минтрансе РФ.

Обновить техническое оснащение

Сотрудников склада и водителей необходимо обеспечить мобильными устройствами (смартфонами или планшетами) для оперативного подтверждения приема и сдачи груза в режиме реального времени.

Специализированный сервис «1С-ЭПД» от ГК «Астрал» разработан для автоматизации и оптимизации работы всех участников логистического процесса.

Выгоды для участников цепочки поставок:

• Грузоотправителям
  • Создание накладных занимает всего несколько минут.
  • Процесс происходит прямо в привычном интерфейсе «1С».
  • Полностью исчезают затраты на бумагу, печать и курьерскую доставку.
• Перевозчикам
  • Оплата за рейсы поступает быстрее (экономия до 20 дней).
  • Больше не нужно ждать, пока контрагент получит бумажные оригиналы почтой — все документы сразу доступны в системе.
• Грузополучателям
  • Отслеживание статуса и движения груза в реальном времени.
  • Возможность фиксировать любые замечания и расхождения по грузу прямо в цифровом документе.
  • Подписание приемки с любого удобного устройства.

• Принцип «Единого окна»: Все операции по созданию, корректировке, подписанию и отправке документов выполняются непосредственно в программах «1С». Пользователям не нужно переключаться во внешние программы или использовать дополнительные сложные обработки, что делает переход на цифровой формат легким и комфортным.
• Возможности API для крупных игроков: Логистические провайдеры и сервисные компании могут бесшовно интегрировать «1С-ЭПД» в собственные ИТ-системы. Для этого открыт доступ к программным интерфейсам (API) аккредитованных операторов ЭПД «Калуга Астрал» и «Такском».

1.Нужно быть подключенным к сервису 1С-ЭДО

2.Для настройки обмена в сервисе 1С-ЭПД перейдите в раздел Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО. В форме Настройки ЭДО на вкладке Настройки отправки дважды кликните на строку с нужным контрагентом:

В открывшемся окне проверьте наличие флажка в строках:

• Электронные заказ-наряды;
• Электронные сопроводительные ведомости;
• Электронные транспортные накладные:

Есть возможность создания ЭТрН на основании документа «Реализация (акты, накладные, УПД)».

В форме ЭТрН указываются параметры перевозки:

Сценарий 1: Продажа товара клиенту (Классическая трехсторонняя перевозка)Этот сценарий применяется, когда ООО «Производитель» продает партию товара ООО «Магазин» и нанимает для доставки стороннюю транспортную компанию (ТК) «Грузовоз».

• Грузоотправитель (Продавец): Оформляет в своей бухгалтерской программе черновик ЭТрН. Перед погрузкой кладовщик подписывает документ электронной подписью (ЭЦП). Данные автоматически уходят в государственную систему (ГИС ЭПД).
• Перевозчик (Транспортная компания): Водитель ТК приезжает на склад. Он осматривает груз и подтверждает прием через специальное мобильное приложение. Менеджер ТК со своей стороны подписывает документ ЭЦП компании. Данные в системе обновляются.
• В пути (Контроль ГИБДД / Ротранснадзора): Инспектор на дороге останавливает грузовик. Водитель показывает на экране смартфона или планшета специальный динамический QR-код из приложения. Инспектор сканирует его и видит всю цепочку легальной перевозки в базе данных.
• Грузополучатель (Покупатель): Машина приезжает на склад магазина. Кладовщик принимает товар, фиксирует возможные расхождения и подписывает ЭТрН своей ЭЦП. Документ мгновенно закрывается в системе. Все три стороны сразу видят финальный статус.

Сценарий 2: Перемещение между своими складами (С наемным транспортом)Этот сценарий применим, когда торговая сеть ООО «Ритейл» перевозит собственные остатки товаров с центрального распределительного центра (РЦ) на региональный склад, привлекая самозанятого водителя или ТК.

• Шаг 1: Оформление внутреннего перемещения. Бухгалтер ООО «Ритейл» создает внутреннюю накладную (например, ТОРГ-13) для списания остатков с одного склада и постановки на другой.
• Шаг 2: Создание ЭТрН. Поскольку для перевозки привлечена третья сторона (наемный транспорт), ООО «Ритейл» создает электронную транспортную накладную. В ней компания указывает себя одновременно в двух ролях — и как «Грузоотправитель» (склад №1), и как «Грузополучатель» (склад №2).
• Шаг 3: Передача груза водителю. Кладовщик склада №1 подписывает титул отправителя в ЭТрН. Наемный водитель принимает груз на борту, нажимает кнопку подтверждения в приложении, и машина отправляется в путь.
• Шаг 4: Приемка на втором складе. По прибытии на склад №2 кладовщик этого же юридического лица (ООО «Ритейл») принимает коробки, проверяет их поштучно и подписывает титул получателя в ЭТрН. Сделка с перевозчиком считается выполненной, документ уходит в архив ФНС.

Вопрос: "Если со своего склада на свой другой склад едет это нужно?"

Ответ: Если вы перевозите собственный груз между своими складами, правила зависят от того, чья машина везет товар. Если перевозка груза своим транспортом, то договор перевозки не заключается. ЭТрН или бумажная накладная не нужны. Для перемещения груза между складами внутри одной компании используются обычные первичные учетные документы. Если для доставки между своими складами вы нанимаете стороннюю транспортную компанию, то договор перевозки появляется. В этом случае оформлять ЭТрН обязательно, где ваша компания будет одновременно и грузоотправителем, и грузополучателем.