Настройка интеграции 1С:Документооборота и ERP: порядок работ

Задача звучит просто: «свяжите Документооборот с ERP, чтобы договоры согласовывали из учётной программы». На деле администратор включает пару флажков, менеджер нажимает кнопку запуска согласования — и ничего не происходит. Или процесс стартует, но задачи уходят не тем людям, а в карточке договора висит устаревшее состояние.

В статье разбираем, из каких частей состоит бесшовная интеграция 1С:Документооборота 3.0 с 1С:ERP 2, в каком порядке её настраивать и где обычно спотыкаются. Экраны — из демонстрационных баз, данные вымышленные. Что связка даёт компании и как выглядит для пользователей ERP, рассказываем в статье о бесшовной интеграции.

• договор согласовали в Документообороте, а в ERP его вводят заново — и сумма или срок расходятся;
• флажки в ERP включены, но кнопка «Начать обработку» не запускает маршрут;
• задачи согласования приходят не тем сотрудникам или не приходят вовсе;
• после обновления одной из программ связь перестала работать;
• в карточке договора в ERP видно старое состояние, хотя юрист давно всё согласовал.

Почти всегда причина не в ошибке платформы, а в пропущенном шаге настройки. Связка состоит из нескольких частей, и каждая должна быть заполнена.

Первая идея — настроить обычный обмен: пусть договоры и контрагенты раз в час переезжают из одной базы в другую. Так получаются две копии одного договора. Правку в одной программе видно в другой только после очередного сеанса, а одновременные изменения конфликтуют. Главное — маршрут согласования обменом не переносится: задачи, исполнители и сроки живут только в Документообороте.

Бесшовная интеграция устроена иначе. ERP обращается к Документообороту через веб-сервисы в момент работы пользователя: открывает карточку, файлы, ход процесса, задачи. Копий нет — сотрудник видит тот же объект, что и юрист. Справочники при этом можно по-прежнему синхронизировать обменом, механизмы друг другу не мешают.

• публикация веб-сервисов обеих баз на веб-сервере — по этим адресам программы находят друг друга;
• настройки в ERP — включённая интеграция, адрес Документооборота, какие возможности доступны пользователям;
• настройки в Документообороте — какая программа подключена, как искать сотрудников, как обновлять связанные объекты;
• правила загрузки — какой вид объекта ERP каким видом карточки становится в Документообороте и как заполняются поля;
• пользователи и права — каждый сотрудник ERP сопоставлен с сотрудником Документооборота, есть служебная учётная запись для обмена;
• шаблоны процессов — маршруты согласования для нужных видов договоров.

До начала работ сверяем версии: у каждой редакции Документооборота есть перечень совместимых релизов ERP, КА и УТ. Если связку ставят на старые релизы, проще сначала обновиться — иначе часть возможностей просто не появится в интерфейсе.

Затем публикуем веб-сервисы Документооборота, а для обратной связи — и веб-сервисы ERP. Адреса должны открываться с сервера другой программы: если базы в разных сетях или в облаке, нужен доступный снаружи адрес и HTTPS. Здесь же заводим служебного пользователя для обмена с минимально нужными правами.

В разделе «НСИ и администрирование» открываем форму «Интеграция с 1С:Документооборотом». Включаем интеграцию с третьей редакцией, указываем адрес публикации и отмечаем нужные возможности: «Обработка объектов» — чтобы у договоров и других объектов появилась вкладка Документооборота, «Согласование и утверждение через 1С:Документооборот» — чтобы маршрут запускался прямо из карточки.

При первом обращении ERP спрашивает у сотрудника учётную запись Документооборота. Пароль можно сохранить, тогда вопрос больше не появится.

В Документообороте открываем «Настройки бесшовной интеграции». Выбираем интегрированную систему — в примере 1С:ERP 2 — и её адрес. Указываем, по каким полям искать сотрудников: физическое лицо, должность, подразделение. Если сотрудник ERP не найдётся в Документообороте, задачи ему не придут, поэтому справочники сотрудников стоит сверить заранее.

Здесь же включаем обновление связанных объектов, задаём пользователя для обмена и срок хранения сообщений.

Правила загрузки отвечают на вопрос: во что превращается объект ERP, когда его отправляют на согласование. В примере договор поставки и договор с покупателем становятся карточками вида «Договоры с контрагентами». В правиле задают вид карточки и заполнение полей: контрагент, сумма, срок, ответственный. Без правила кнопка запуска в ERP работать не будет.

Для каждого вида договора в Документообороте нужен шаблон процесса: этапы, участники, сроки. Тогда менеджер в ERP нажимает «Начать обработку», а дальше всё идёт по маршруту без ручного назначения.

Проверяем связку на копиях баз вместе с теми, кто будет работать: менеджер запускает согласование, юрист согласует, бухгалтер видит результат. Только после этого переносим настройки в рабочие базы.

В карточке договора в Документообороте появляется ссылка на связанный объект ERP. Юрист видит, откуда пришёл договор, и может открыть его, не переспрашивая менеджера.

Задачи согласования приходят исполнителям как обычно. Результат — «Согласовано» или «Не согласовано» с комментарием — сразу виден в ERP на вкладке договора.

• Несовместимые релизы. Связку обновляют вместе: перед обновлением ERP или Документооборота сверяют перечень совместимости.
• Сотрудник не сопоставлен. Пользователь ERP есть, а сотрудника с тем же физическим лицом в Документообороте нет — задачи теряются.
• Нет правила загрузки или шаблона процесса. Флажки включены, но запускать нечего.
• Адрес недоступен с другого сервера. С компьютера администратора публикация открывается, а с сервера второй программы — нет.
• Ожидание мгновенного обновления формы. Открытая карточка в ERP не перерисовывается сама — новое состояние видно после повторного открытия.
• Настройка сразу в рабочих базах. Ошибка в правилах создаёт лишние карточки у живых пользователей. Сначала — копии.

• Бесшовная интеграция с 1С:Документооборот — как работает связка и что она даёт компании;
• Интеграция 1С:Документооборот с ERP, КА и УТ — услуга под ключ: обследование, настройка, проверка, запуск;
• Чем 1С:Документооборот 3.0 отличается от 2.1 — если связку планируют вместе с переходом на третью редакцию.