Чем 1С:Документооборот 3.0 отличается от 2.1: что меняется для компании

Руководитель просит добавить в 2.1 ещё один вид договора — и ИТ-отдел в который раз заводит копию старого вида, потому что иначе не настроить права и шаблон. Видов уже под сотню, половина отличается одной галочкой. Новая сотрудница пятый день ищет, где регистрировать исходящее письмо.

Если узнаёте свою систему — разберём, чем 3.0 отличается от 2.1 и что из этого значит для вашей компании.

• Видов документов много: на каждый случай заводят отдельный, и поддерживать их тяжело;
• Права собирались годами, и объяснить, почему у сотрудника есть доступ к папке, уже никто не может;
• Маршруты согласования работают, но менять их боятся — вдруг заденет соседний процесс;
• Новые возможности добавляются в следующую редакцию, а не в вашу.

Каждый год в базе прибавляется документов, правил и доработок — а значит, будущий перенос становится больше. Человек, который помнит, зачем создан тот или иной вид, может уйти — и логика настроек уйдёт вместе с ним. Откладывать можно, пока система справляется. Рискованно ждать момента, когда перейти нужно быстро: перенос в спешке дороже и рискованнее плановой работы.

Многие организации с 2.1 стоят в этой точке: система нужна и работает, но настроена по принципам прежней редакции. В 3.0 эти принципы пересмотрены — поэтому переход не равен нажатию кнопки «обновить».

Расшифруем то, что чаще всего влияет на перенос.

• Один вид вместо россыпи. Деление на входящие, исходящие и внутренние убрано: направление задаётся флажками, а различия внутри вида — тематиками. Видов после перехода меньше, решать, какие объединять, нужно по каждому;
• Реестры. Список настраивается под группы пользователей: у юриста свой реестр договоров, у канцелярии — корреспонденция;
• Обработка. Появилась схема из этапов и автозапуск по условию. Рассмотрение и исполнение объединены в одно действие;
• Права. Складываются из полномочий, доступа по состоянию и локальных администраторов. Настройка гибче и трудоёмче; права на папки убраны — вместо них рекомендуют реестры;
• Сотрудники. Появился отдельный справочник; подразделения должны отражать управленческую структуру;
• Коммуникации. Правила того, кто кому может отправить документ, помощники и заместители.

Если взять базу 2.1 и попробовать «дотянуть» до новой редакции, настройки обработки придётся делать заново: сложные процессы в обработке документа не используются, а доработки нужно править под новую архитектуру. Переход — проект с обследованием базы, а не одно обновление.

1. Оценить базу 2.1: сколько видов, маршрутов, пользователей, доработок и интеграций;
2. Решить, что объединить и что убрать до переноса;
3. Выбрать способ: перенос данных в чистую базу 3.0 или настройка 3.0 с нуля;
4. Назначить владельцев процессов: именно они подтверждают, как должно работать;
5. Запланировать параллельную работу и обучение.

Подробный порядок работ — в статье план перехода и риски, о доработках и данных — в статье что переносить, что пересобрать.

Мы внедряем и сопровождаем 1С:Документооборот, настраиваем интеграции с другими системами и знаем, где в этой программе спотыкаются при смене настроек: роли, маршруты, права и доработки. Как организован переход и сколько он стоит — на странице Переход с 2.1 на 3.0 (от 100 000 ₽).

• Релиз и редакция вашей базы (ПРОФ или КОРП);
• Число пользователей и примерный объём базы;
• Список доработок и интеграций (бухгалтерия, почта, ЭДО);
• Кто в компании отвечает за маршруты согласования и права.

• План перехода и риски — порядок работ, контрольные точки и риски;
• Доработки и данные при переходе — что из настроек и доработок переносится, а что собирается заново;
• Нужно ли переходить сейчас — как решить, когда переходить.
• Страница услуги Переход с 2.1 на 3.0 — состав работ и стоимость от 100 000 ₽.