БДДС в 1С:ERP и 1С:КА: план движения денег, лимиты и заявки на расходование

Бюджет движения денежных средств — первый бюджет, который компании автоматизируют в 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация. Причина простая: деньги считаются быстрее прибыли, а кассовый разрыв больнее отклонения по марже. В этой статье показываем, как собрать БДДС в типовой подсистеме бюджетирования, откуда взять план и факт и как превратить утверждённый бюджет в лимиты, которые проверяет каждая заявка на расходование денежных средств.

Серия статей о бюджетировании начинается с обзора устройства подсистемы; про статьи, аналитики и правила факта — отдельный материал.

БДДС — план поступлений, выплат и остатков денег по периодам, обычно по месяцам на год вперёд. Платёжный календарь в казначействе 1С — оперативный инструмент на дни и недели: он собирает заявки, ожидаемые оплаты клиентов и показывает остаток по счетам на каждый день. БДДС отвечает на вопрос «хватит ли денег в марте», платёжный календарь — «что платим в четверг». В 1С:ERP и 1С:КА они связаны: заявки на расходование проверяются по лимитам из БДДС, а факт для БДДС берётся из тех же регистров денежных средств.

Структура БДДС в справочнике статей бюджетов обычно выглядит так: группа «Поступления» (от покупателей, кредиты и займы, прочие), группа «Выплаты» (поставщикам, зарплата и налоги с ФОТ, налоги, аренда, прочие операционные, инвестиционные, возврат кредитов), и расчётный показатель «Денежные средства». У каждой статьи аналитика «Статья движения денежных средств», у статей расчётов с контрагентами — дополнительно «Контрагент» или «Договор». Правила связи задают, что поступления увеличивают показатель «Денежные средства», а выплаты уменьшают. Остаток на конец месяца считается сам.

Для БДДС создаётся вид бюджета с флагом «Ввод плановых данных», периодичностью «Месяц» и строками по статьям. В колонках — периоды. Если нужен недельный горизонт на ближайший квартал и месячный дальше, делают два вида бюджета с разной периодичностью в одной модели. Валюту планирования задаёт сценарий; для компаний с валютными контрактами у статьи включают «Учитывать по валюте», и суммы хранятся и в валюте, и в пересчёте по прогнозному курсу сценария.

• Ручной ввод в экземпляре бюджета — для статей, которые планирует казначей или финансовый директор.
• Планы оплат клиентов и планы оплат поставщикам — это штатные источники данных для статей бюджета. Если отдел продаж ведёт план продаж, а условия оплаты в договорах заданы, план поступлений рассчитывается без ручного ввода.
• Формулы вида бюджета — налоги как процент от ФОТ или выручки, возврат кредита по графику из нефинансового показателя.
• Копирование прошлого периода с коэффициентом — база для первого варианта, которую потом правят по статьям.

Факт БДДС — это регистр движений денежных средств оперативного учёта: приходные и расходные кассовые ордера, поступления и списания безналичных денег. Правило получения фактических данных для каждой статьи бюджета ссылается на этот регистр с отбором по статьям ДДС и видам операций. Поскольку документы казначейства проводятся ежедневно, план-факт по деньгам актуален без закрытия месяца, в отличие от БДР.

Важная деталь: заявки на расходование и командировки не создают проводок в регламентированном учёте. Поэтому факт для контроля лимитов должен строиться именно по оперативным регистрам денежных средств, иначе лимиты не заработают.

В настройках казначейства («НСИ и администрирование → Казначейство и взаиморасчёты → Планирование и контроль денежных средств») выбирается, как ограничивать выплаты:

• Не используются — заявки проводятся в любом объёме. Контроль остаётся на согласующем.
• По документам лимитов расхода ДС — лимиты задаются документом «Лимиты расхода ДС» помесячно по статьям ДДС, с детализацией по организациям и подразделениям. Простой режим без бюджетирования: подходит, когда БДДС ведут в Excel, а в 1С нужен только стоп-кран.
• По данным бюджетирования — лимитом становится утверждённый экземпляр бюджета. Правила лимитов настраиваются гибко: статья бюджета, сценарий, периодичность (месяц, квартал, год), разрезы контроля по аналитикам, тип лимита.

Третий режим — тот, ради которого БДДС переносят в 1С. Правило лимита связывает статью бюджета со сценарием утверждённого плана и лимитируемой операцией — расходом денег; использование лимита считается по предопределённому сценарию «Исполнение бюджета». Тип лимита бывает разрешающим (при превышении заявка не проведётся) и информационным (проведётся с предупреждением). В редакции 2.5 остатки лимитов хранятся в отдельном регистре «Лимиты по данным бюджетирования», и перерасход сверх лимита уменьшает остаток лимита, а не игнорируется, как было в 2.4.

Заявка на расходование денежных средств проходит статусы «Не согласована → Согласована → К оплате», либо «Отклонена». Проверка лимита выполняется при проведении: система смотрит статью ДДС и аналитики заявки, находит правило лимита, сравнивает сумму заявки с остатком лимита по данным бюджетирования за период и либо пропускает документ, либо выдаёт отказ с суммой превышения. Согласующий видит в заявке остаток лимита и может принять решение: отклонить, перенести на следующий месяц или инициировать корректировку бюджета по статье.

Контроль по одной статье в разных валютах ведётся в сумме пересчёта, отдельных лимитов на каждую валюту нет. Если в одной заявке несколько платежей и правило лимита есть только для части из них, документ проведётся — это ограничение типового механизма, о котором стоит знать казначею.

Для анализа есть отчёт «Лимиты расхода денежных средств по данным бюджетирования»: лимит, использовано, остаток, по статьям и периодам, с расшифровкой до заявок.

Кроме денег, бюджетирование умеет ограничивать обязательства. Опции «Использовать лимиты БДР при закупках» и «при потреблении» включают проверку заказов поставщикам и внутренних заказов на материалы против статей бюджета доходов и расходов. Это защищает от ситуации, когда деньги по статье ещё есть, а обязательств уже набрано на два бюджета вперёд.

• Включить контроль лимитов без согласования заявок в казначействе. Лимит работает только на заявке; если платёжки создаются напрямую, контролировать нечего.
• Разрешающие лимиты на все статьи с первого дня. Начните с информационных на два-три месяца, пока план не выверен, иначе казначейство встанет.
• Статьи ДДС в казначействе и статьи БДДС спроектированы разными людьми. Соответствие нужно зафиксировать до настройки правил факта.
• План поступлений вводится вручную при наличии плана продаж и условий оплаты в договорах — двойная работа и расхождение цифр.
• Нет сценария «Утверждённый». Лимиты ссылаются на конкретный сценарий, а если его правят каждую неделю, лимиты теряют смысл.