Бюджетирование в 1С:ERP и 1С:КА: объекты подсистемы, путь данных и порядок настройки

Бюджетирование в 1С — это не отдельная программа, а одна из подсистем 1С:ERP и 1С:КА. Планы хранятся рядом с продажами, закупками, оплатами и проводками, поэтому фактические цифры для сравнения с планом не приходится выгружать и сводить вручную. Ниже — объекты подсистемы по порядку, маршрут цифр от плана до отчёта и разница между двумя конфигурациями.

Статья открывает серию. В следующих материалах подробно: статьи и показатели бюджетов, БДДС с лимитами и заявками на расходование, план-факт по БДР и этапы внедрения.

Подсистема с полным набором объектов входит в две конфигурации — 1С:ERP Управление предприятием, а также 1С:Комплексная автоматизация. Объектная модель у них общая: те же справочники, документы и отчёты, тот же конструктор бюджетных форм. Отличия — в объёме смежных подсистем, об этом ниже.

В 1С:Бухгалтерии бюджетирования нет: там есть только планирование по статьям ДДС в платёжном календаре. 1С:Управление холдингом — отдельный продукт для групп компаний с консолидацией, его мы в этой серии не рассматриваем.

Подсистема включается флагом «Бюджетирование» в разделе «НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Бюджетирование и планирование». Рядом — опции, которые задают правила игры на весь проект: детализация по организациям и подразделениям, утверждение бюджетов, контролировать лимиты БДР при закупках и при потреблении, применять лимиты расхода денежных средств.

Чтобы не потеряться в справочниках, полезно помнить, в каком порядке объекты зависят друг от друга: сначала модель, затем виды бюджетов, под них статьи с показателями и сценарии, потом экземпляры бюджета, правила получения факта, бюджетные отчёты и, наконец, лимиты. У каждого звена своя зона ответственности.

Корневой элемент всех настроек. В модели задаются период действия, статус (в разработке, действует, закрыта), периодичность, функциональная валюта, нужно ли утверждать бюджеты и вести их по организациям и подразделениям. Действующая модель может быть одна, но ничто не мешает параллельно готовить следующую — например, под новую финансовую структуру со следующего года.

Вид бюджета задаёт раскладку: по строкам идут статьи с показателями, по колонкам аналитики или периоды, между ячейками работают формулы. Этим справочником описываются как формы ввода плана, так и отчётные формы. Форму ввода отличает флаг «Ввод плановых данных»; при нём организация, подразделение и сценарий указываются в шапке документа, а не внутри структуры. Здесь же выбирается способ составления: на фиксированный период или скользящий, с заданным числом периодов и смещением границы фактических данных.

Статьи отвечают за обороты периода: выручку, закупки, оплаты, зарплату. Показатели фиксируют остаток на дату: сколько денег на счетах, сколько должны покупатели, сколько товара на складе. Между ними настраиваются правила связи, чтобы оборот по статье автоматически менял показатель. У статьи — до шести аналитик (контрагенты, номенклатура, статьи ДДС, направления деятельности и т. д.), признаки учёта по валюте и количеству. Подробности — в материале про нормативно-справочную информацию подсистемы.

Сценарий отделяет один набор плановых цифр от другого: базовый, оптимистичный, утверждённый. Два элемента справочника предопределены: «Фактические данные» и «Исполнение бюджета». Именно сюда правила получения факта складывают цифры из учёта. У сценария своя валюта и свои прогнозные курсы, причём курсы можно наследовать от другого сценария. Сравнение сценариев в одном отчёте — штатная возможность, а не доработка.

Документ, в котором собственно вводится план. В шапке — модель, организация, подразделение, сценарий, период, вид бюджета, ответственный. Табличная часть повторяет структуру вида бюджета. Вводить можно в списке или в табличной форме, похожей на Excel. При включённом утверждении у документа появляются статусы «В подготовке», «На утверждении», «Утверждён», «Отменён». Для изменений утверждённого бюджета предусмотрены отдельные действия: исправление и корректировка по статьям, чтобы история оставалась прозрачной.

Фактические цифры руками никто не набивает. На каждую статью и каждый показатель заводится правило: из какого контура учёта брать данные (оперативный, регламентированный, международный) или произвольный запрос, с какими отборами и как сопоставить аналитики. Например, для статьи «Поступления от покупателей» источник — регистр движений денежных средств с отбором по статьям ДДС; для статьи «Выручка» в БДР — обороты по счёту 90 или регистр выручки, в зависимости от того, какому контуру учёта вы доверяете больше.

Отчёт строится по виду бюджета, у которого не стоит флаг ввода плана. Колонками здесь становятся сценарии и периоды, а формулы считают отклонение в сумме и процентах, выполнение, средние и итоги. Любую цифру можно расшифровать до правила и до документов учёта. Помимо конструктора есть готовые отчёты: оборотная и оборотно-сальдовая ведомости бюджетирования, справка-расчёт показателя, проверка связей показателей.

Утверждённый бюджет может не только показывать отклонения постфактум, но и останавливать расход заранее. Лимиты по данным бюджетирования проверяются при проведении заявок на расходование денежных средств, а лимиты БДР — при закупках и внутреннем потреблении. Тип лимита бывает разрешающим (документ не проведётся) и информационным (предупреждение).

План появляется четырьмя путями:

• вручную в экземпляре бюджета — так заполняют БДР по ЦФО и большинство функциональных бюджетов;
• расчётом по формулам вида бюджета — например, налоги как процент от выручки или себестоимость как доля продаж;
• из подсистемы планирования — планы продаж, закупок, производства, оплат клиентам и поставщикам, планов остатков подхватываются как источник данных для статей бюджета;
• копированием из другого сценария или периода с коэффициентом — быстрый способ получить базу для следующего года.

Факт подтягивается правилами получения фактических данных. Есть два режима актуализации: при проведении документов учёта (факт всегда свежий, но проведение чуть медленнее) и при формировании отчётов (учёт быстрее, отчёт считается дольше). Выбор делается константой в настройках, и на крупных базах это заметный компромисс.

Сама подсистема в обеих конфигурациях одинакова: мы проверили это по метаданным 1С:КА 2.5 — справочники, документы, регистры и отчёты бюджетирования совпадают с 1С:ERP. Различия лежат в том, что вокруг подсистемы.

• Регламент подготовки. Только в 1С:ERP у модели есть вкладка «Бюджетный процесс»: в ней описывают этапы, сроки и ответственных, а программа сама раздаёт исполнителям бюджетные задачи. В 1С:КА регламент сбора бюджетов ведётся вне программы: напоминаниями, задачами в CRM или в 1С:Документообороте.
• Источники факта. В 1С:ERP есть международный учёт и производство, поэтому бюджет производства, бюджет прямых затрат и отчётность по МСФО можно связать с бюджетами напрямую. В 1С:КА остаются оперативный и регламентированный учёт — для торговых и сервисных компаний этого достаточно.
• Планирование. Производственные планы, планы внутренних потреблений и расчёт плановой потребности в материалах и трудовых ресурсах — сильная сторона 1С:ERP. В 1С:КА используются планы продаж, закупок и остатков.
• Всё остальное — виды бюджетов, статьи, сценарии, лимиты, заявки на расходование, план-факт, скользящее планирование — работает в 1С:КА так же, как в 1С:ERP.

Практический вывод: если компания торговая или сервисная и бюджеты собирают два-три человека, 1С:КА закрывает задачу целиком. Если бюджетов десятки, у каждого свой ответственный и нужен регламент с контролем сроков внутри системы, стоит смотреть на 1С:ERP.

Таблицы хороши, пока бюджет собирает один человек. Как только появляются ответственные ЦФО, согласование платежей и несколько версий плана, подсистема бюджетирования выигрывает по шести пунктам.

• План и факт в одной базе. Не нужно выгружать обороты из учёта и сводить их с таблицей — факт считается правилами по тем же регистрам, по которым работает бухгалтерия и казначейство.
• Контроль лимитов в момент создания заявки на платёж, а не при разборе отчёта в конце месяца.
• БДР, БДДС и прогнозный баланс увязаны между собой через правила связи: движение по статье пересчитывает показатель, поэтому баланс сходится с отчётом о прибылях без ручной сверки.
• Бюджеты по направлениям (продажи, закупки, производство, себестоимость, налоги) берут цифры из подсистемы планирования, а не вводятся повторно.
• Несколько сценариев на один период: базовый, оптимистичный, утверждённый, прогноз — и сравнение между ними в одной форме.
• Утверждённый бюджет закрыт от случайного редактирования: изменения идут через исправление или корректировку по статьям с сохранением истории.

Что Excel делает лучше: быстрые прикидки, нестандартные расчёты и модели «что если» до того, как методика устоялась. Поэтому на проектах таблицы остаются инструментом подготовки, а в 1С живут утверждённые версии, факт и контроль.

Последовательность, которую мы используем на проектах, повторяет цепочку объектов, но начинается с методики, а не с программы.

• Зафиксировать финансовую структуру: какие подразделения становятся ЦФО, кто отвечает за доходы, кто за расходы, кто только учитывает.
• Составить перечень бюджетов и их статей на бумаге. Обычно это БДР, БДДС и два-четыре функциональных бюджета. Статей — столько, сколько реально анализируют; план счетов копировать не нужно.
• Завести модель, сценарии, затем справочник статей с аналитиками. На этом шаге решается, будут ли бюджеты делиться по организациям и подразделениям.
• Настроить одну форму для ввода плана и одну отчётную для сравнения с фактом, заполнить контрольный период и сверить факт с данными бухгалтерии и казначейства.
• Только после сверки добавлять остальные формы, лимиты и утверждение.

На шаге сверки факта вскрывается большинство проблем: статьи ДДС в казначействе названы иначе, чем статьи бюджета; часть расходов проходит без аналитики; подразделения в оперативном и регламентированном учёте не совпадают. Чинить это дешевле на одной форме, чем на десяти.