Руководитель канцелярии просит ещё один вид договора. ИТ-отдел заводит копию старого — иначе не настроить права. Видов давно больше сотни, маршруты работают, но трогать их никто не решается, а человек, который помнит, как всё настроено, собирается в отпуск, а может и уволиться.
Редакция 3.0 развивается, а перенос с каждым годом становится больше: прибавляются документы, правила и доработки. Мы поможем перейти планово, пока вы не оказались в ситуации «к понедельнику, срочно».
Узнаёте свою ситуацию?
Видов — десятки и сотни
На каждый случай отдельный вид, половина отличается одной настройкой. Поддерживать тяжело.
Права собирались годами
Объяснить, почему у сотрудника есть доступ, уже никто не может. Права на папки выдавали по просьбам.
Доработки без описания
Делали разные подрядчики, исходники потеряны. Что нужно, а что давно не используется — неизвестно.
Маршруты боятся менять
Согласование договоров работает, но любое изменение может задеть соседний процесс.
Знания у одного человека
Администратор уходит — и вместе с ним уходит логика настроек.
Переход «когда-нибудь»
Откладывается до момента, когда причина становится срочной, а база к переносу не готова.
Во что обходится откладывание
Пока переход откладывается, база растёт, а знания о настройках уходят вместе с людьми. Перенос в спешке — это перенос накопленных ошибок: в понедельник часть маршрутов не запускается, у сотрудников нет доступа к привычным материалам, договоры согласуют по почте, а ключевые люди работают на два фронта.
Обследование за несколько дней обычно стоит меньше, чем неделя исправлений на живой базе. И это нормально для большинства организаций: переход откладывают, пока система справляется.
Почему это не «обновить релиз»
Редакция 3.0 построена иначе. Деление на входящие, исходящие и внутренние убрано, виды объединяются тематиками, списки заменили реестры, права складываются из полномочий и доступа по состоянию. Обработка настраивается схемой этапов, а доработки приходится править под новую архитектуру.
Поэтому переход — проект: данные переносятся в новую базу, а маршруты и права собираются заново вместе с владельцами процессов. Подробнее об отличиях — в статье чем 3.0 отличается от 2.1.
Что меняется для компании
| Что | Редакция 2.1 | Редакция 3.0 |
|---|---|---|
| Виды | Входящие, исходящие, внутренние; много отдельных видов | Один вид с флажками и тематиками — видов меньше |
| Списки | Готовые списки | Реестры под группы пользователей |
| Обработка | Рассмотрение и исполнение — отдельно | Схема этапов, автозапуск по условию |
| Права | В том числе права на папки | Полномочия, доступ по состоянию, локальные администраторы |
| Сотрудники | Один пользователь — одна должность | Отдельный справочник, несколько должностей |
| Версии | ПРОФ и КОРП | Единая версия |
Как проходит переход
Обследование базы
Считаем виды, шаблоны, маршруты, роли, доработки, интеграции и объём файлов. Вместе с вами решаем, что объединить, а что оставить в архиве.
Подготовка и чистая база 3.0
Обновляем 2.1 до актуального релиза, убираем дубли, закрываем незавершённые процессы. Настраиваем новую базу: типовая конфигурация, пользователи, справочники.
Перенос данных
Выгружаем данные из 2.1, загружаем в 3.0, сверяем количество и выборочно содержание. Перед этим — резервные копии обеих баз.
Маршруты и права
Описываем целевую матрицу доступа и процессы вместе с владельцами, затем настраиваем обработку и права на принципах 3.0.
Доработки
Аудит каждой: заменить типовой возможностью, адаптировать или отказаться. Интеграции проверяем отдельно.
Проверка, обучение и запуск
Работаем на копии, собираем замечания. Обучаем делопроизводителей и руководителей, переключаем пользователей, сопровождаем первые недели.
Что переносим, что настраиваем заново
Переносим: справочники, документы и файлы с историей, нумерацию и регистрационные данные, нужные шаблоны.
Настраиваем заново: маршруты согласования и исполнения, права, виды и тематики, реестры.
Пересматриваем: доработки, скрипты под старую архитектуру, интеграции. Что заменить типовым, что адаптировать, а от чего отказаться — решаем по каждой позиции. Подробный разбор — в статье доработки и данные при переходе.
Интеграции
Если база обменивается данными с бухгалтерией, ERP, почтой или ЭДО, проверяем каждую связку: способ обмена, формат, расписание. Подробнее — на странице интеграция 1С:Документооборота с другими системами.
Стоимость перехода
Переход с 2.1 на 3.0 — от 100 000 ₽. Итоговая сумма зависит от:
- объёма базы: сколько файлов, видов и пользователей;
- числа маршрутов и шаблонов;
- числа доработок и интеграций;
- участия вашей стороны: как быстро владельцы процессов принимают решения.
Точную стоимость называем после обследования базы. Лицензии на 3.0 в стоимость перехода не входят: информация о них — на странице продукта.
Почему мы
Мы занимаемся 1С:Документооборотом как отдельным направлением: внедряем, дорабатываем, подключаем интеграции и сопровождаем. Знаем, где в этой программе спотыкаются при смене настроек: роли, маршруты, права, доработки. Переход начинаем с обследования, а не с обещания «обновить за выходные».
Работать будет специалист по 1С: он объяснит, что и зачем меняется, и оставит вам описание принятых решений.
Что подготовить к первому разговору
- Релиз и редакция базы 2.1 (ПРОФ или КОРП);
- Число пользователей и примерный объём базы;
- Список доработок и интеграций, контакты подрядчиков;
- Кто в компании отвечает за маршруты и права.
Материалы по теме
Частые вопросы
Нет. Редакция 3.0 устроена иначе, поэтому данные переносятся в новую базу, а маршруты и права настраиваются заново.
Нет: документы и файлы переносятся. После загрузки сверяем количество и содержимое.
Проводим аудит: часть закрывается типовыми возможностями 3.0, часть адаптируем, от части отказываемся.
Работы идут на копии; на переключение закладываем короткое окно и параллельную работу на переходный период.
Зависит от объёма базы, числа доработок и скорости согласований. Срок называем после обследования.
Работы начинаются от 100 000 ₽. Точную сумму называем после обследования базы.
Да, коротко: интерфейс и принципы изменились. Обучаем делопроизводителей и руководителей.
Пока 2.1 устраивает — да. Но новые возможности появляются в 3.0, а перенос с годами становится объёмнее. Как решить, когда переходить, — в статье «Нужно ли переходить на 3.0 прямо сейчас».
Обсудить переход на 3.0
Укажите релиз базы, число пользователей и наличие доработок. Специалист по 1С перезвонит и предложит план.
