БДР и план-факт в 1С:ERP и 1С:КА: экземпляр бюджета, бюджетные отчёты, скользящее планирование

Бюджет доходов и расходов отвечает на главный вопрос собственника: сколько компания заработает. В 1С:ERP и 1С:Комплексная автоматизация БДР собирается в той же подсистеме бюджетирования, что и БДДС, но у него свои особенности: факт приходит по методу начисления после закрытия месяца, аналитики завязаны на статьи расходов и направления деятельности, а главный инструмент — не контроль заявок, а план-фактный отчёт. Разбираем документ «Экземпляр бюджета», конструктор бюджетных отчётов, формулы, скользящее планирование и то, как устроена актуализация факта.

Предыдущие статьи серии: устройство подсистемы, статьи и показатели, БДДС и лимиты.

Классический БДР: выручка по направлениям, себестоимость, валовая прибыль, коммерческие и управленческие расходы по статьям, операционная прибыль, проценты и налоги, чистая прибыль. В справочнике статей бюджетов это группы «Доходы» и «Расходы» с аналитиками «Направление деятельности», «Статья расходов», «Подразделение». Промежуточные итоги — валовая и операционная прибыль — не статьи, а строки вида бюджета с формулами. Это важно: статья хранит данные, формула их считает, и смешивать их нельзя.

Документ «Экземпляр бюджета» — единица ввода. Шапка: модель бюджетирования, организация и подразделение (если включены соответствующие опции), сценарий, период с датами начала и окончания, вид бюджета, ответственный. Табличная часть повторяет форму вида бюджета и заполняется одним из двух способов: «В списке» — строки статья/аналитики/период/сумма, удобно для загрузки; «Табличный ввод» — сетка как в электронной таблице, где статьи в строках, периоды в колонках, формулы считаются при вводе. Для форм табличного ввода есть защита табличного документа, чтобы пользователь не сломал структуру.

Если в модели включено утверждение бюджетов, у экземпляра появляются статусы: «В подготовке», «На утверждении», «Утверждён», «Отменён». Утверждённый документ не редактируется напрямую. Для изменений предусмотрены действия экземпляра: «Исправление» создаёт новую версию взамен исходной, «Корректировка по статьям» добавляет дельту к утверждённым суммам по выбранным статьям. Благодаря этому в отчёте видно, каким был первоначальный план, какие корректировки прошли и кто их внёс.

На больших формах полезна опция вида бюджета «Проводить экземпляры бюджетов отложено»: документ записывается сразу, а пересчёт связанных оборотов выполняется фоновым заданием.

В виде бюджета задаётся вариант расположения границы фактических данных. Это дата, до которой в экземпляре бюджета показывается факт, а после — план. Казначей, формирующий прогноз на оставшийся год в середине июля, видит в одном документе факт января–июня и вводит план июля–декабря. Границу можно смещать на заданное число периодов относительно даты документа.

Способ составления бюджета «Скользящий» в виде бюджета означает, что горизонт постоянно сдвигается: каждый месяц закрывается факт и добавляется новый плановый период в конце. Настройки: количество периодов скользящего бюджета (например, 12) и смещение границы факта. На практике скользящий БДР ведут параллельно с годовым: годовой утверждают и замораживают в сценарии «Утверждённый», скользящий живёт в сценарии «Прогноз» и обновляется ежемесячно. Сравнение двух сценариев показывает, насколько ожидания разошлись с планом, одобренным в декабре.

План-факт в 1С:ERP и 1С:КА строится не отдельным отчётом, а видом бюджета без флага «Ввод плановых данных». В конструкторе финансового отчёта задаются элементы: заголовки, статьи, показатели, производные показатели, нефинансовые показатели, редактируемые значения, группы с итогами, таблицы с измерениями в строках и колонках. Измерениями колонок могут быть период, сценарий, валюта, организация, подразделение, аналитика, субконто или измерение регистра. Для план-факта в колонки ставят плановый сценарий и предопределённый сценарий «Фактические данные», а рядом — формулы отклонения.

Формулы в конструкторе: сумма, отклонение, отклонение в процентах, выполнение в процентах, среднее, максимум, минимум, округление, итог, разность дат. Этого хватает для рентабельности, доли расходов в выручке и процента выполнения плана продаж по направлениям без программирования.

Готовый бюджетный отчёт умеет четыре режима: «Отчёт» — просмотр; «Документ» — открыть форму как экземпляр бюджета для ввода; «Заполнение» — рассчитать план по правилам без открытия формы; «Печать бюджета» — печатная форма для утверждения. Любая ячейка расшифровывается: отчёт «Расшифровка формулы бюджетного отчёта» показывает, из каких статей и правил сложилась цифра, а дальше — до документов учёта.

• Сравнение сценариев — несколько сценариев в колонках одной формы с отклонениями между ними. Используется для защиты бюджета: базовый против консервативного.
• Оборотная ведомость бюджетирования и оборотно-сальдовая ведомость бюджетирования — универсальные отчёты по статьям и показателям с остатками и оборотами, без настройки формы.
• Справка-расчёт показателя бюджетов — как расчётный показатель получил своё значение.
• Значения нефинансовых показателей — контроль драйверов модели.
• Результат работы правил получения фактических данных — сверка факта с учётом по каждой статье.

Факт в бюджетирование попадает в регистр «Фактические данные бюджетирования». Константа «Актуализировать факт бюджетирования при проведении документов» заставляет каждый документ учёта сразу обновлять факт — отчёт всегда свежий, но проведение дороже. Альтернатива — «при формировании отчётов»: факт пересчитывается в момент построения отчёта за нужный период. На базах с большим документооборотом второй режим безопаснее, а свежесть факта по БДР всё равно определяется закрытием месяца, а не секундами.

Если экземпляр бюджета с формулами считается долго, отчёт «Рекомендации по повышению скорости расчёта экземпляра бюджета» подскажет, какие элементы формы или правила тормозят.

• Факт по БДР из оперативного учёта до закрытия месяца: себестоимость и распределение расходов ещё не посчитаны, отклонения фиктивные.
• Промежуточные итоги заведены как статьи, и в них вводят суммы руками. Через квартал итог перестаёт сходиться с составляющими.
• Один сценарий на план и прогноз. Каждая корректировка стирает исходный план, и к концу года «выполнение 100 %» ничего не значит.
• Аналитика «Подразделение» в плане есть, а в факте расходы без подразделения. Нужен профиль распределения или дисциплина в первичке.
• Отчёт строится по виду бюджета для ввода. Для анализа нужна отдельная форма без флага ввода плана, иначе сценарии нельзя поставить в колонки.